INVENTÁRIO

Está ai um assunto que poucos falam ou encaram na realidade! O inventário.

Em sua concepção e execução costumamos dizer é a contagem de estoques, não deixa de estar certo, mas também pode ser encarado como a contabilização dos ativos e recursos da empresa.

O objetivo principal é comparar o que se tem realmente no sistema de gerenciamento (ERP) com o que é apresentado no físico.

Há diversos tipos de inventários, mas tecnicamente falando, temos dois principais, o inventário anual e o inventário cíclico, o objetivo é o mesmo, porém a aplicação é diferente:

O inventário anual como o próprio nome diz, é feito uma vez no ano, já o cíclico adota intervalos de tempo para uma contagem e outra, esse intervalo pode variar de dia após dias, semana após semana, mês a mês, bimestral, trimestral, enfim, adota-se o intervalo de tempo que melhor se encaixar na forma de trabalho da empresa.

Para que seja feito um ótimo inventário, algumas premissas devem ser adotadas para que determinados "inconveniente" aconteça.

Vamos citar algumas:

Parada dos processos: Todos os processos que tem mercadoria em processo devem ser parados para a contagem, este tipo de realidade é mais comum em empresas que têm linhas de produção ou um fluxo de material complexo e oneroso, neste caso deve-se fazer uma força tarefa para que nada fique em processo, esse tipo de medida é aceita caso o sistema de gerenciamento não controle estoque em processo, caso contrário isso cai por terra.

Endereçamento e Identificação dos Materiais: Alguns sistemas de gerenciamento acompanham algumas práticas como, por exemplo, o "endereçamento dos estoques" dentro da área de armazenagem, este recurso jamais deve ser desperdiçado, pois faz com que haja um ganho muito grande em tempo, antes de o inventário acontecer deve-se fazer "um pente fino" para verificar se todo o estoque a ser contado está endereçado e também as identificações dos itens. A identificação é necessária caso alguém com pouca experiência esteja ajudando no inventário e também para ganhar tempo, todas as coisas que fazem perder tempo num inventário deve ser combatidos.

Recursos de Movimentação: Temos as tradicionais empilhadeiras, paleteiras, transpaleteira, etc., enfim todos os recursos de movimentação devem ser checados antes do inventário para que não ocorra imprevistos. Há uma grande diferença entre inventariar um estoque  de uma distribuidora de medicamentos para um centro de distribuição de mercadorias de primeiro consumo (alimentos, mantimentos) e indústria em si, cada uma tem sua particularidade, uma coisa que não vai mudar é o princípio do inventário, o propósito sempre será o mesmo.

Pessoas: Quando não há processos, sistemas, esses sem o devido controle ou quaisquer fluxos, entram em ação as pessoas, a ausência dos processos e sistemas é compensada por incríveis esforços que trazem consigo resultados muitas vezes insatisfatórios. Sem essas duas premissas as pessoas envolvidas na contagem (operação) ficam sujeitas ao erro, erros ás vezes até banais, porém a justificativa sempre tem fundamento, pelo que muitos falam e sentem na operação é a falta de treinamento, monitoramento, controle e melhorias, traduzindo, um verdadeiro descaso com a situação alheia da empresa e seus recursos. Esse tipo de descaso leva a empresa gastar com "consultorias" que são desnecessárias caso elas estejam alinha com um propósito em comum, "melhorar", essa melhoria tem que ter ampla visão e abordar processos, sistema, estrutura, recursos e pessoas, quando tudo estiver alinhado deve-se fazer o PDCA (plan, do, check, act), e focar em números palpáveis, um escrúpulo administrativo é mostrar simplesmente indicadores econômicos para as pessoas que trabalham na operação, caso os gestores não saibam, as pessoas reagem de forma diferente quando são medidas, essa classe operacional precisa hoje se enxergar dentro do processo, a melhor forma hoje é abordar indicadores operacionais, mas lembrando de que para que possa medir aquele equilíbrio de processo, sistemas, estrutura, recursos estejam alinhados e a ideia madura para que se possa abordar então as "pessoas" dentro dos processos e medi-las de forma correta. A acuracidade desse equilíbrio e todo esse processo refletem diretamente no inventário.

Segurança: Se a empresa trabalha com produtos de alto valor agregado, devem investir em segurança sim, câmera, vistorias, detectores, etc.

TECNOLOGIAS NO PROCESSO DE INVENTÁRIO

Por mais que o inventário seja uma atividade onerosa, há algumas empresas no mercado de TI que desenvolvem ferramentas (gadget) para os sistemas estarem auxiliando nessa árdua tarefa operacional!

Iniciando na ordem cronológica:

Romaneio: É, querendo ou não hoje a forma mais primitiva de fazer inventário é por relatório, porém ainda é usada no processo de inventário, a tendência é acabar com impressão de documentos de controle do gênero, o mesmo vale para romaneiro e relatórios de recebimento, separação e expedição.

Coletor de dados: Continua sendo a corrida das empresas prestadoras de serviço nessa área, porém já existe maneira melhor de inventariar estoques, ele é bastante usado durante o processo logístico interno e externo (o externo refere-se ao controle de volumes e transportes ou "estoque avançados"). O coletor hoje é o terminal de acesso dos colaboradores que fazem girar a cadeia logística, lembrando que a implantação do mesmo é melhor com o auxílio do WMS (Warehouse Management System) ele funciona também com integração ao módulo de ERP (Enterprise Resource Planning), porém não tem sua total capacidade explorada, há também a necessidade de todos os produtos terem os seus devidos códigos de barras (exemplo: EAN13, DUN128), os coletores podem isentar de o operado ter que digitar tudo no Palm do coletor caso todos os processos sejam mapeados pelo sistema (exemplo): recebimento codifica (primeira leitura do código) o material e o aloca numa unidade de armazenamento (uma etiqueta com códigos de barras) e aloca o material para ser guardado no seu devido lugar, o armazenador entra no módulo WMS e seleciona armazenagem, bipando na unidade de armazenagem, o coletor do armazenador faz uma busca no banco de dados atribuido ao código inicialmente carregado pelo conferente de recebimento para poder guardar, o sistema busca também onde ele deve guardar primeiro caso o sistema controle estoque por endereço, caso não exista nenhuma premissa (parâmetro) de armazenagem o sistema WMS mostra o endereço para armazenar.

Chegando ao lugar físico, bipa-se o endereço para mostrar ao sistema onde a quantidade recebida inicialmente vai ser alocada, finaliza operação de armazenagem e pronto! Controle de operação parece ser complicado no começo, mas entendendo o conceito e princípio de algumas ferramentas do sistema pode-se ter a certeza que é pura automação operacional. O Inventário pode ser automatizado também, mas como disse tudo tem que ser parametrizado de forma correta, os produtos precisa estar codificado (não necessariamente, no processo geralmente conta-se e lança a quantidade no coletor e digita o código do item também no coletor, porém não se aconselha, pois está dando margem ao erro) para melhor atender a função inventário.

By Voice: Esta incrível ferramenta já é realidade, falar com o sistema é realmente sensacional, segue alguns princípios e conceitos do coletor no processo, só que em vez de confirmar as informações através de bipes de coletor de dados, você faz isso confirmando de forma oral, é a mais pura realidade, além de deixar o operador com as mãos livres para melhor aproveitamento e rendimento do trabalho!

RFID: Este é mais usado em seguimentos onde o produto unitário ou unitizado representa um valor que compense este tipo de tecnologia, é muito caro em relação aos outros, porém a acuracidade é muito maior, cada item recebe uma etiqueta com pequenas antenas e um micro sistema de identificação onde pode ser mapeado por antenas de rádio ou wi-fi.

Todos os modelos de inventários tem seu ponto forte e fraco (swot), porém o gestor envolvido deve verificar qual melhor se encaixa na sua área de atuação. Lembrando que um ótimo planejamento, controle e gestão podem trazer ótimos resultados.